Cập nhật ngày:
12/02/2018
Tóm tắt:
Đa số tài liệu khi nói về kĩ năng quản lí giáo dục đều tùy tiện liệt kê một số kĩ năng, không thành hệ thống nhất định. Điều đó gây khó khăn cho đào tạo cũng như thực tiễn quản lí. Kĩ năng quản lí có nhiều phạm trù khác nhau. Bài này mô tả các kĩ năng hành chính trong quản lí giáo dục và quản lí nhà trường. Chúng là những kĩ năng quản lí không thể thiếu trong giáo dục.
Abstract:
Most science materials when talking about educational management skills arbitrarily listed some skills, not systematically. This makes it difficult for training as well as management practice. Management skills have many different categories. This article describes administrative skills in school management and educational management. They are indispensable management skills in education.
Đặt vấn đề
Trong việc cải thiện hiệu quả quản lí giáo dục và nhà trường thì kĩ năng quản lí của các nhà quản lí có ý nghĩa quyết định. Lí thuyết và phương pháp quản lí dù được nhận thức đúng và đủ về mặt khoa học thì vẫn chưa biết quản lí nếu không rèn luyện các kĩ năng quản lí. Một trong số những kĩ năng quản lí giáo dục rất quan trọng đáng phải quan tâm hàng đầu là kĩ năng hành chính. Bản chất và các hình thức của chúng ra sao? Đó là vấn đề được thảo luận trong bài này.
1. Bản chất và đặc điểm kĩ năng hành chính
Khái niệm hành chính (Administration) ít nhất có hai nghĩa. Nghĩa rộng chỉ sự quản lí và lãnh đạo đối với tất cả những sự vụ, công việc, quan hệ, hoạt động, tổ chức, lĩnh vực, tài sản … của đời sống xã hội thuộc cộng đồng quốc gia, địa phương hay tập đoàn. Theo nghĩa Hán Việt, hành chính là thi hành sự cai trị, thi hành việc cai quản, đương nhiên trong đó có quản lí và lãnh đạo, có hành pháp và thi hành chính sách. Nếu hiểu như vậy hành chính rộng hơn và bao hàm quản lí (Management).
Theo nghĩa hẹp hành chính là khái niệm chỉ sự điều hành, trông coi những gì thuộc trật tự, nề nếp, dịch vụ, sự vụ, giấy tờ, công văn, liên lạc, giao tế, nội qui, sổ sách, lịch làm việc, kho tàng, tài sản đang sử dụng… tức là một mảng trong quản lí và trong lãnh đạo. Hành chính theo nghĩa này là quản trị, thiên về cai quản, giữ gìn, sắp xếp. Còn quản lí theo nghĩa hiện đại không chỉ có thế, mà còn can thiệp (lí, xía vào), thay đổi và phát triển. Trên sách báo hay dùng hai thuật ngữ lẫn nhau. Thực ra chúng khác nhau, Administration là quản trị hay quản lí hành chính, còn Management là quản lí nói chung.
Trong quản lí giáo dục hay quản lí nhà trường, có nhiệm vụ quản lí hành chính. Điều đó đòi hỏi các kĩ năng hành chính giáo dục. Hành chính ở doanh nghiệp chắc chắn không giống hành chính ở nhà trường. Hành chính giáo dục luôn mang sắc thái của văn hóa nhà trường hoặc văn hóa sư phạm. Như vậy có thể hiểu kĩ năng hành chính trong quản lí giáo dục và nhà trường là dạng kĩ năng cho phép chủ thể quản lí thực hiện việc điều hành, giám sát các sự vụ hành chính qua quyết định, bộ máy và công cụ hành chính, tạo nên các thủ tục hành chính trong công việc.
2. Các kĩ năng hành chính giáo dục cốt lõi
2.1. Kĩ năng phát triển văn bản hành chính
2.1.1. Kĩ năng phát triển văn bản hành chính cá biệt
Văn bản hành chính cá biệt là các văn bản chính thống như nghị quyết, quyết định, qui chế, qui định, điều lệ, thông tư. Kĩ năng này đòi hỏi:
- Hiểu và vận dụng đúng những văn bản qui phạm cấp trên để chỉ rõ căn cứ pháp lí của văn bản mà mình định ban hành. Đây là yêu cầu tuyệt đối, không thể thiếu và không thể sai. Trong quản lí hành chính thì những văn bản này phải do cá nhân thủ trưởng kí hoặc cá nhân cấp phó kí thay, hoặc do cá nhân người được ủy quyền kí thừa lệnh chứ không có chuyện kí thay mặt. Ví dụ, không có chuyện kí mà có câu “Thay mặt Ban giám hiệu” được.
Các nhóm kĩ năng hành chính giáo dục
- Nắm vững các mẫu mã văn bản theo qui định chính thức của các cơ quan nhà nước như Bộ giáo dục, Bộ Nội vụ, Bộ Tài chính v.v… Làm sai mẫu mã, ví dụ tờ trình làm thành công văn giao dịch hay thư giới thiệu, thì sẽ gây hậu quả là lỡ việc và có thể sai cả nội dung.
2.1.2. Kĩ năng phát triển văn bản hành chính thông thường
Đó là các công văn, thông báo, báo cáo, tờ trình, biên bản, kế hoạch và lịch công tác, thuần túy hành chính. Hiện nay hầu hết trong các ngành, kể cả giáo dục đều qui định mẫu mã chung của những loại văn bản này. Vấn đề là ở chỗ nhà quản lí phải biết định dạng đúng qui định và thể hiện ngôn ngữ phù hợp với nội dung mà văn bản muốn chuyển tải, lưu ý số thứ tự và số hiệu công văn phải chính xác.
2.1.3. Kĩ năng phát triển văn bản hợp đồng
Các loại hợp đồng như hợp đồng dân sự, hợp đồng xây dựng, hợp đồng thương mại, hợp đồng lao động, hợp đồng đào tạo v.v… là loại văn bản khó soạn thảo và đòi hỏi công phu, chi tiết. Đặc biệt chúng chưa có mẫu chung thống nhất, mỗi cơ quan, tổ chức và cá nhân đều đưa những điều khoản riêng tư vào hợp đồng. Vì vậy vấn đề ở đây là phải có kĩ năng thương thảo với đối tác để phát triển văn bản hợp đồng đúng pháp luật, chính sách và các bên đều nhất trí về cấu trúc và nội dung.
2.2. Kĩ năng ra quyết định hành chính và giải quyết vấn đề
2.2.1. Kĩ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề theo chuẩn hay qui trình, tiền lệ
Quyết định hành chính là quyết định bằng văn bản của cơ quan hành chính nhà nước hoặc của người có thẩm quyền trong cơ quan hành chính nhà nước được áp dụng 1 lần đối với 1 hoặc 1 số đối tượng cụ thể về 1 vấn đề cụ thể trong hoạt động quản lí hành chính. (Khoản 1 điều 4 Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án hành chính năm 1996). Hành vi hành chính là hành vi của cơ quan hành chính nhà nước, của người có thẩm quyền trong cơ quan hành chính nhà nước thực hiện hoặc không thực hiện nhiệm vụ, công vụ theo qui định của pháp luật. (Khoản 1 điều 4 Pháp lệnh thủ tục giải quyết các vụ án hành chính ).
Quyết định theo chuẩn dựa vào qui trình hay qui tắc đã có, và đã thành tiền lệ lặp đi lặp lại. Mẫu mã và phong cách văn bản (Template) hầu như không thay đổi, chỉ cần làm đúng qui trình và thể hiện nội dung phù hợp với tính chất của quyết định. Vấn đề là không được lẫn mẫu quyết định này sang quyết định kia, ví dụ quyết định nhân sự có mẫu khác với quyết định tài chính. Thủ trưởng phải hiểu biết rất rõ những qui trình này để thẩm định trước khi kí quyết định và ban hành.
2.2.2. Kĩ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề cấp tốc, đột xuất
Quyết định đột xuất là những quyết định đòi hỏi tác động nhanh và chính xác, cần phải được thực hiện gần như tức thời. Đây là loại quyết định thường nảy sinh bất ngờ không được báo trước và đòi hỏi tính quyết đoán của thủ trưởng. Hoàn cảnh của quyết định đột xuất thường là tình trạng khẩn cấp như tai nạn, bệnh dịch, lũ lụt, bão, trục trặc trong giờ thi v.v… Khi đó không có thì giờ bàn bạc nhiều, cũng không thể có ngay nhiều nhân sự để bàn bạc, thủ trưởng phải nhanh chóng quyết định với sự tham khảo tối thiểu.
2.2.3. Kĩ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề chiến lược (có chiều sâu và tầm xa)
Quyết định chiến lược là loại quyết định đòi hỏi kĩ năng kế hoạch hóa, thảo luận và công não, gom góp ý tưởng, suy xét và đánh giá trong một quá trình, trong đó có thể nảy sinh xung đột và quản lí xung đột, có những thay đổi và quản lí thay đổi, có những rủi ro và quản lí rủi ro. Những việc thay đổi đáng kể về bộ máy, nhân sự, cơ cấu tổ chức, chương trình hay ngành đào tạo, đầu tư hạ tầng vật chất-kĩ thuật, khai trương các dịch vụ mới v.v… thường đòi hỏi các quyết định có chiều sâu và tầm xa.
2.3. Kĩ năng tra cứu và lưu trữ hồ sơ hành chính
2.3.1. Kĩ năng tra cứu (thu thập và tập hợp hồ sơ)
Đó là kĩ năng truy cập hồ sơ nhanh và chính xác, nhờ nhận diện, phân loại và đọc hiểu, qua đó tập hợp hồ sơ theo chủ đề hay vụ việc nhất định. Ví dụ hồ sơ bảo hiểm xã hội và lương của nhà giáo hay những nhà giáo nào đó, hồ sơ xây dựng phòng lớp học trong 5 năm gần đây, hồ sơ tuyển sinh hay hồ sơ tốt nghiệp trong 3 năm cuối v.v… Tra cứu đủ, nhanh và chính xác giúp có được dữ liệu tin cậy để phân tích vấn đề và ra quyết định giải quyết vấn đề. Khi sử dụng công nghệ thông tin hỗ trợ thì hồ sơ được tổ chức thành các thư mục, trong mỗi thư mục là các thư mục con. Cứ như thế cây thư mục sẽ phát triển theo chiều sâu, dễ truy cập và nhanh chóng tìm ra.
2.3.2. Kĩ năng xử lí hồ sơ
Xử lí hồ sơ theo nhân sự và công việc, theo cá nhân và tổ, khối v.v… là việc làm bình thường trong quản lí. Nhưng kĩ năng xử lí không tốt thì sản phẩm sẽ thiếu tổ chức, thiếu cấu trúc, khó truy cập và dễ thất lạc. Điểm cốt lõi trong kĩ năng xử lí hồ sơ là tính hệ thống (không được có cái này lại thiếu cái kia, hoặc lẫn năm này sang năm khác, việc này sang việc khác), tính tinh giản (không nên quá rườm rà, quá nhiều thứ giấy tờ trùng lặp) và tính trật tự logic (ngăn ô nào rõ ràng là ngăn ô đó, không để lẫn hồ sơ học tập sang ô hồ sơ sức khỏe v.v…). Xử lí hồ sơ đòi hỏi phải dựa vào mô hình nhất định. Xử lí thô là sắp xếp, kê biên các hồ sơ loại cùng nhau để dễ tìm, dễ hiểu. Xử lí tinh là sử dụng các phần mềm quản lí để mã hóa hồ sơ bằng kĩ thuật số. Xử lí hồ sơ liên quan đến thông tin và tập trung vào thông tin trong hồ sơ.
2.3.3. Kĩ năng tổ chức và lưu giữ cơ sở dữ liệu của hồ sơ
Kĩ năng này là hành động tổ chức dữ liệu và lưu giữ chúng thành cơ sở dữ liệu. Khác với xử lí hồ sơ tập trung vào thông tin, xử lí và lưu giữ hồ sơ lại tập trung vào cơ sở dữ liệu. Hiện nay các phần mềm quản lí nhân sự, quản lí tài chính, quản lí kế hoạch dạy học, phần mềm thư viện v.v… đều cho phép tạo cơ sở dữ liệu tương ứng. Lưu trữ cơ sở dữ liệu thông thường là tập hợp các sổ sách, thư mục, các khung phân loại khác nhau và chứa những tập văn bản in đã được hệ thống hóa theo tiêu chuẩn nhất định. Hiện nay, hầu hết các cơ sở dữ liệu đều được lưu trữ và bảo quản bằng phần mềm computer.
2.4. Kĩ năng giao tiếp và lễ tân hành chính
2.4.1. Kĩ năng nghe trong giao tiếp
Nghe trong quá trình giao tiếp hành chính là kĩ năng nghe hiểu, chủ động kèm theo quan sát ngôn ngữ, cử chỉ, thái độ của đối tượng giao tiếp để tiếp nhận thông tin chính xác và hiệu quả. Bản chất của kĩ năng nghe hiểu chính là quan sát bằng toàn bộ tính tích cực giao tiếp, tức là tiếp nhận và xử lí sơ bộ những thông điệp lời nói của người khác. Trong quản lí giáo dục, kĩ năng nghe được sử dụng trong giao tiếp với người học, với các nhà giáo, với các đồng sự trong bộ máy quản lí, với các bậc cha mẹ, với các vị khách đến làm việc với cơ quan hoặc nhà trường.
2.4.2. Kĩ năng nói thuyết phục
Kĩ năng nói đòi hỏi có tính thuyết phục, tính minh bạch và có thông điệp rõ ràng. Yêu cầu chung của kĩ năng nói là hiểu biết về từ vựng, nghi thức lời nói giao tiếp (tùy thuộc vào vị thế của mình trong giao tiếp), sử dụng câu và ngữ pháp kèm theo những cử chỉ biểu cảm phi ngôn ngữ phù hợp. Nói thuyết phục thể hiện tế nhị rằng mình hiểu người nghe, thông cảm với người nghe, rằng mình có ý rõ ràng trong lời nói và ý đó hoàn toàn không phương hại lợi ích của họ. Ngay cả lời nói phản biện hoặc phản đối cũng phải gây ra ấn tượng tốt, có tính xây dựng thì sẽ có tính thuyết phục. Yếu tố cốt lõi trong kĩ năng nói thuyết phục chính là vẻ đẹp trong văn hóa cá nhân, làm cho người nghe cảm nhận mình hiểu biết và lịch duyệt, tôn trọng họ, không đơn giản là “khéo mồm khéo miệng”.
2.4.3. Kĩ năng phản hồi
Kĩ năng phản hồi là hành động phản ứng có nguyên tắc và có mục đích rõ ràng. Các kiểu phản hồi thông thường gồm tán thành, không tán thành và thắc mắc (chưa rõ). Nếu tán thành thì phản hồi chính là biểu thị sự nhất trí và đồng thuận, rõ ràng và xác đáng từ lập trường nhất định chứ không thể hiện thái độ a dua vô căn cứ. Nếu không tán thành thì phản hồi chính là hành động phản biện bằng lời nói, văn bản hoặc cử chỉ cho biết lập trường của mình và tại sao lại có lập trường đó. Trong phản hồi không tán thành không phải phủ nhận sách trơn mọi thứ, mà phải thể hiện rõ tư duy phản biện cụ thể: tán thành chỗ này, không tán thành chỗ kia. Phản hồi thắc mắc là hành động muốn làm sáng tỏ hơn ý của thông điệp mình nhận được qua câu hỏi, yêu cầu và nêu vấn đề. Do không hiểu, hiểu chưa đúng, hoặc do thông điệp không rõ ràng, cần đến kĩ năng phản hồi thắc mắc. Điều này khá phổ biến trong quản lí giáo dục. Không ít ý kiến chỉ đạo, các phát ngôn trong hội nghị, hội thảo, thậm chí cả những bài báo, sách v.v… đã không thể hiện rõ ý tưởng làm người nghe, người đọc không biết rõ định nói gì.
2.4.4. Kĩ năng ứng xử lễ tân trong giao tiếp hành chính
Đó là kĩ năng sử dụng các hành vi lời nói, cử chỉ, nghi thức vận động khi tiếp xúc, nghi thức trang phục, nghi thức nói chuyện trực tiếp hoặc qua điện thoại khi chào hỏi, bắt tay, giới thiệu, trao danh thiếp, nhận danh thiếp, mời mọc tiếp khách, tặng quà, nhận quà, thông báo, thảo luận, tiếp nhận thông tin… Ví dụ khi trao danh thiếp phải kèm lời nói giới thiệu vắn tắt về cơ quan, trường hay cá nhân mình. Khi nhận danh thiếp phải đón nhận trân trọng đồng thời với hành động đọc lướt thành tiếng ít nhất là tên người, chức vụ hoặc chức danh và tên cơ quan, chứ không được cho ngay danh thiếp vào túi hay ngăn kéo bàn. Lời nói chào hỏi phải tự nhiên và đúng lễ. Hành động bắt tay phải tuân thủ vị thế của mình. Người chủ động bắt tay nhìn chung phải là phía nữ giới, còn nam giới là thụ động. Cấp trên mới có quyền chủ động chìa tay và cấp dưới tiếp nhận. Có thể nam giới chủ động nếu là người bề trên, nhưng không nhất thiết như vậy, và điều đó chỉ nên làm trong giao tiếp chính thức có tính chất ngoại giao. Còn trong giao tiếp thông thường, chỉ nữ giới mới có quyền chủ động bắt tay.
Kết luận
Trên đây chỉ mô tả sơ lược những kĩ năng hành chính rất thiết yếu trong quản lí giáo dục và quản lí nhà trường. Ngoài vấn đề kĩ năng hành chính, còn có nhiều phạm trù kĩ năng khác trong quản lí giáo dục, ví dụ: các kĩ năng pháp chế, các kĩ năng văn hóa và truyền thông, các kĩ năng lãnh đạo, các kĩ năng tổ chức, các kĩ năng ngoại giao v.v… Đó là những điều cần quan tâm trong khoa học quản lí giáo dục.
PGS.TS Đặng Thành Hưng
nga21151@gmail.com
(Bài đã được đăng trên Tạp chí Khoa học Dạy nghề số 50- Tháng 11/2017)
Tài liệu tham khảo
[1]. Đặng Thành Hưng (2014), Tiếp cận quản lí giáo dục hiện đại, Đại học sư phạm Hà Nội 2, 350 tr.
[2]. Đặng Thành Hưng (2010), “Bản chất của quản lí giáo dục”, Tạp chí Khoa học giáo dục, số 60 tháng 9, tr. 6-9.
[3]. Paul Hersey, Kenneth Blanchard (1995), Quản lí nguồn nhân lực, NXB Chính trị quốc gia, Hà Nội, 586 tr.