THIẾT LẬP HỆ THỐNG THÔNG TIN BẢO ĐẢM CHẤT LƯỢNG HƯỚNG ĐẾN CHUYỂN ĐỔI SỐ TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG CÔNG THƯƠNG MIỀN TRUNG
TS. Lê Kim Anh
Trường Cao đẳng Công Thương miền Trung
1. Đặt vấn đề
Trong hoạt động giáo dục nghề nghiệp (GDNN), chuyển đổi số được nhận định là chìa khóa để nâng cao hiệu quả hoạt động dạy và học, phát triển năng lực của người học, tăng khả năng tự học, gắn học lý thuyết với thực hành. Để thiết lập hệ thống thông tin bảo đảm chất lượng hướng đến chuyển đổi số từ phương thức giáo dục truyền thống sang giáo dục số ngày càng trở nên bức thiết. Theo V.I.Lênin khẳng định: “Không có thông tin thì không có thắng lợi trong bất cứ lĩnh vực nào, cả khoa học, kỹ thuật và sản xuất”. Đối với lĩnh vực GDNN cũng vậy, muốn đưa ra quyết định đúng, nhất thiết phải có đủ thông tin cần thiết, chính xác, do vậy việc thiết lập hệ thống thông tin bảo đảm chất lượng (BĐCL) bên trong của cơ sở GDNN nói chung và Trường Cao đẳng Công Thương miền Trung nói riêng, bao gồm các thông tin sơ cấp và thứ cấp của cơ sở GDNN. Hệ thống thông tin BĐCL nhằm thu thập, tạo, lưu trữ và phân phối các dữ liệu cần thiết, chính xác về công tác BĐCL cho các đơn vị trong quá trình vận hành hệ thống. Trường Cao đẳng Công Thương miền Trung ứng dụng Công nghệ thông tin để thiết lập quy trình, tự động hóa trong quá trình quản lý điều hành của nhà trường, hướng đến chuyển đổi số.
2. Hệ thống thông tin BĐCL theo định hướng chuyển đổi số
Căn cứ Thông tư số 28/TT-BLĐTBXH, ngày 28/12/2017 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về việc quy định hệ thống bảo đảm chất lượng của cơ sở giáo dục nghề nghiệp, hệ thống thông tin bảo đảm chất lượng gồm cơ sở dữ liệu bảo đảm chất lượng và hạ tầng thông tin:
Cơ sở dữ liệu bảo đảm chất lượng là thông tin đầu vào của từng quy trình bảo đảm chất lượng hoặc từng bước thuộc một quy trình; thông tin đầu ra của từng quy trình bảo đảm chất lượng hoặc từng bước thuộc một quy trình và các thông tin liên quan đến hệ thống bảo đảm chất lượng.
Hạ tầng thông tin bao gồm máy móc, thiết bị, phần mềm và công nghệ phục vụ việc xây dựng, vận hành hệ thống bảo đảm chất lượng.
Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin BĐCL: Cơ sở dữ liệu mở, có khả năng mở rộng, cập nhật khi cần thiết; Phản ánh đầy đủ, kịp thời, chính xác các thông tin phục vụ quản lý của nhà trường và vận hành hệ thống bảo đảm chất lượng; Ứng dụng công nghệ thông tin, bảo đảm kết nối với hệ thống thông tin quản lý của cơ quan quản lý nhà nước về giáo dục nghề nghiệp các cấp; Phân quyền truy cập hệ thống theo cấp độ quản lý phục vụ việc ra quyết định quản lý, điều hành các hoạt động bảo đảm chất lượng.
Căn cứ Quyết định số 2222/QĐ-TTg, ngày 30/12/2021 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt chương trình chuyển đổi số trong giáo dục nghề nghiệp đến năm 2025, định hướng đến năm 2030. Mục tiêu chung: “Chuyển đổi số trong giáo dục nghề nghiệp nhằm triển khai các hoạt động giáo dục nghề nghiệp trên môi trường số, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý, hoạt động dạy học, phương pháp dạy học, kiểm tra, đánh giá giúp tăng cường hiệu quả công tác quản lý và mở rộng phương thức cũng như cơ hội tiếp cận giáo dục nghề nghiệp tạo đột phá về chất lượng, tăng nhanh số lượng đào tạo góp phần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực có kỹ năng nghề, tăng năng suất lao động và năng lực cạnh tranh quốc gia trong bối cảnh hội nhập quốc tế”.
Căn cứ Điều 8 của Thông tư số 28/TT-BLĐTBXH, ngày 28/12/2017 của Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội về việc quy định hệ thống bảo đảm chất lượng của cơ sở giáo dục nghề nghiệp, Trường Cao đẳng Công Thương miền Trung triển khai thiết lập hệ thống thông tin BĐCL gồm các giai đoạn như sau:
+ Giai đoạn 1: Xác định nhu cầu của hệ thống thông tin BĐCL xây mới hay nâng cấp những thông tin hiện có của Trường, các thông tin phản ánh về hệ thống ở từng đơn vị phòng, khoa, Trung tâm,… Các nội dung, thông tin hoạt động BĐCL của nhà trường; Các hình thức, công cụ quản lý, chia sẻ thông tin; Hạ tầng hệ thống thông tin. Phân hệ của hệ thống; nghiên cứu tính khả thi,… Từ đó nhà trường đưa ra lộ trình, kế hoạch để triển khai xây dựng hệ thống thông tin BĐCL.
+ Giai đoạn 2: Xây dựng, hệ thống hóa cơ sở dữ liệu liên quan về hoạt động BĐCL gồm: Hệ thống các văn bản, tài liệu, quy định, hướng dẫn, thủ tục, quy trình….về hoạt động BĐCL trong và ngoài trường; Cơ sở dữ liệu đầu vào, đầu ra và hồ sơ minh chứng về quá trình vận hành các quy trình; Cơ sở dữ liệu trong hoạt động khảo sát các bên liên quan; Các kế hoạch, báo cáo, các mẫu phiếu khảo sát…., cơ sở dữ liệu trong hoạt động tự đánh; Các thông tin, dữ liệu khác có liên quan.
Ở giai đoạn này, nhà trường tập trung phân tích 2 thành phần chính của hệ thống thông tin BĐCL là dữ liệu và xử lý. Về dữ liệu: xác định các dữ liệu cơ bản cần tổ chức lưu trữ bên trong hệ thống, quan hệ giữa các loại dữ liệu,..; Về xử lý: xác định các chức năng, các quy trình xử lý thông tin theo yêu cầu của các phòng, khoa, trung tâm của Trường.
+ Giai đoạn 3: Cách thức quản lý, thu thập, xử lý và chia sẻ thông tin, dữ liệu liên quan đến hoạt động BĐCL của nhà trường.
3. Ứng dụng CNTT thiết lập hệ thống thông tin BĐCL hướng đến chuyển đổi số
3.1. Ứng dụng công nghệ Sharepoint của Microsoft
SharePoint, một sản phẩm phần mềm Web được triển khai trên môi trường mạng, giúp việc lưu trữ, chia sẻ thông tin hoạt động của nhà trường được dễ dàng và thuận tiện hơn. Với sức mạnh lưu trữ không giới hạn và tính năng tạo lập môi trường làm việc cộng tác tốt, SharePoint là một giải pháp hoàn toàn phù hợp để xây dựng một hệ thống lưu trữ, chia sẻ dữ liệu minh chứng của cơ sở GDNN nhất quán và hoạt động hiệu quả.
Hình 1. Quản lý và chia sẻ dữ liệu sử dụng công nghệ SharePoint
Để hỗ trợ mục đích lưu trữ, chia sẻ dữ liệu minh chứng nhằm đánh giá chất lượng đào tạo cũng như đảm bảo tính bảo mật trong vấn đề truy xuất dữ liệu của các thành viên thuộc Trường. Hệ thống lưu trữ cơ sở dữ liệu cần đáp ứng những chức năng chính sau:
* Chức năng quản lý tập tin theo phân cấp tiêu chí và tiêu chuẩn
Hệ thống phải cung cấp cơ chế linh động cho phép phân cấp lưu trữ phức tạp theo thư mục tập tin, đảm bảo tính toàn vẹn và dễ dàng truy xuất của dữ liệu. Cơ chế quản lý phiên bản tài liệu trong quá trình hoạt động, kho dữ liệu có thể sẽ được cập nhật liên tục nên vấn đề cập nhật mới được xem là tác vụ quan trọng. Do đó, hệ thống phải cung cấp cơ chế quản lý các phiên bản tài liệu, nhằm lưu vết những thay đổi và tác nhân làm thay đổi nó. Cung cấp khả năng dễ dàng truy xuất tất cả các phiên bản thay đổi của một tài liệu lưu trữ.
* Chức năng phân chia công việc
Do đặc thù của lưu trữ, công việc quản lý và cập nhật hệ thống được quản lý bởi nhiều thành viên, cần có một môi trường cộng tác giúp các thành viên có thể làm việc phối hợp với nhau trên thư mục dữ liệu mà mình quản lý trong kho dữ liệu. Hệ thống cần cung cấp khả năng phân chia quản lý dữ liệu cho các thành viên trong kho, cung cấp cơ chế làm việc cộng tác trên tập tin thư mục, giúp quá trình cập nhật và quản lý kho tiện lợi và nhanh chóng hơn.
* Chức năng phân quyền và quản lý truy xuất
Hệ thống được quản lý bởi nhiều phân hệ người dùng trong hệ thống, tùy theo cấp bậc và quyền hạn của mỗi thành viên mà họ sẽ được chỉ định quản lý các thư mục cũng như cung cấp các tài liệu, minh chứng được phép truy cập. Nhằm đảm bảo tính toàn vẹn và bảo mật của dữ liệu, hệ thống cần có chức năng quản lý người dùng, quản lý nhóm. Và hơn thế nữa, ứng với mỗi phân hệ cần có cơ chế quản lý phân quyền, cho phép thiết lập các cấp độ truy xuất tài liệu, đảm bảo tính bảo mật của hệ thống lưu trữ.
* Chức năng tìm kiếm thông minh
Hệ thống sẽ được vận hành trong một khoảng thời gian dài và số lượng tập tin thư mục sẽ tăng dần theo thời gian. Cần có cơ chế tìm kiếm thông minh hiệu quả trên hệ thống minh chứng, đảm bảo tính tin cậy và dễ dàng truy xuất dữ liệu được lưu. Cung cấp các tác vụ tìm kiếm theo tên, loại tập tin, kết hợp các biểu thức tìm kiếm giúp quá trình tìm kiếm trở nên tiện lợi.
3.2. Ứng dụng công nghệ Bitrix 24
Bitrix24 là một công cụ quản lý được xây dựng và phát triển trên nền tảng Sitemanager. Bitrix24 có các công cụ quản lý truyền thông nội bộ, quản lý công việc và quản lý khách hàng có khả năng tùy biến cao, phù hợp với mọi loại hình của đơn vị. Bitrix24 cung cấp 2 phiên bản: phiên bản tự lưu trữ - SelfHost (người dùng có khả năng tùy chỉnh cao, không bị giới hạn quyền) và phiên bản lưu trữ điện toán đám mây – Cloud (người dùng có thể sử dụng miễn phí hoặc trả phí để được sử dụng nhiều tính năng hơn).
Hiện tại, Trường Cao đẳng Công Thương miền Trung ứng dụng công nghệ Bitrix 24 trong việc quản lý điều hành của nhà trường; Việc thiết lập hệ thống thông tin BĐCL hướng đến chuyển đổi số dựa trên nền tảng công nghệ Bitrix 24. Trong bài viết này, tác giả giới thiệu 3 tính năng cơ bản như sau:
a) Thiết lậphệ thống thông tin quản lý văn bản điều hành và chia sẻ dữ liệu, như hình 2 và 3.
Hình 2. Quản lý hệ thống văn bản điều hành
Chia sẻ thông tin dữ liệu của nhà trường đến các thành viên khi sử dụng công nghệ Bitrix 24
Hình 3. Chia sẽ dữ liệu đến các đơn vị hoặc cá nhân
b) Thiết lậphệ thống thông tin quản lý công việc nhóm làm việc
Hình 4. Quản lý thông tin nhóm làm việc
Hình 5. Chia sẻ dữ liệu thông tin nhóm làm việc
c) Thiết lập hệ thống thông tin thiết kế quy trình
Bitrix24 hỗ trợ người dùng thiết lập các quy trình xử lý công việc theo đúng như các quy trình đã được xây dựng và đang vận hành trong đơn vị. Tùy vào mục đích, đặc thù của từng loại quy trình hiện có người dùng lựa chọn những quy trình phù hợp để đưa lên hệ thống. Bitrix24 hỗ trợ hai loại quy trình sau:
Quy trình tuần tự - Sequential Business Process: là loại quy trình thực thi một loạt các hành động theo thứ tự liên tiếp từ đầu vào cho tới đầu ra và thường áp dụng xử lý cho các công việc đơn giản.
Hình 6. Sơ đồ quy trình tuần tự
Quy trình hỗn hợp – Status Driven Business Process: đây là loại quy trình không có điểm đầu vào, đầu ra cụ thể.
Hình 7. Sơ đồ quy trình hỗn hợp
Loại quy trình này vận hành dựa vào trạng thái của tài liệu hay công việc đang có trong quy trình, thường được áp dụng đối với các quy trình công việc phức tạp có nhiều bước /khâu. Quy trình hỗn hợp có thể chứa nhiều quy trình con là dạng quy trình tuần tự. Kết quả ứng dụng CNTT để thiết lập hệ thống thông tin BĐCL tại Trường cao đẳng Công Thương miền Trung thông qua các quy trình đã thiết lập, như hình 7.
Hình 7. Thiết lập quy trình hệ thống thông tin BĐCL hướng đến chuyển đổi số
4. Kết quả vận hành hệ thống thông tin BĐCL tại Trường Cao đẳng Công Thương miền Trung
Hệ thống thông tin BĐCL của nhà trường được xây dựng khoa học, dựa trên nền tảng công nghệ thông tin, phù hợp với nghiệp vụ quản lý của cơ sở GDNN; Để đánh giá kết quả ứng dụng CNTT trong việc thiết lập quy trình, tự động hóa trong quá trình làm việc, hướng đến chuyển đổi số tại Trường Cao đẳng Công Thương miền Trung. Ví dụ: Quy trình dự giờ của nhà giáo thực hiện theo phương thức truyền thống (bản giấy), như hình 8.
Hình 8. Kế hoạch đăng ký dự giờ của nhà giáo
Ứng dụng CNTT thiết kế quy trình làm việc trên môi trường số, như hình 9.
Hình 9. Kế hoạch đăng ký dự giờ của nhà giáo môi trường số
Hình 10. Quản lý hệ thống thông tin hoạt động dự giờ nhà giáo
5. Kết luận
Chuyển đổi số - giải pháp then chốt nâng cao chất lượng, hiệu quả đào tạo trong giai đoạn hiện nay đối với cơ sở GDNN, hoạt động của nhà giáo, người học sẽ được chuyển sang môi trường số. Do vậy, xây dựng hệ thống quản lý thông tin bảo đảm chất lượng bên trong nhằm tạo điều kiện thuận lợi trong việc thu thập, xử lý và chia sẻ dữ liệu thông tin về hoạt động BĐCL của nhà trường đến các bên liên quan nhằm hỗ trợ công tác quản lý điều hành được minh bạch, khách quan trong các hoạt chung của cơ sở GDNN.
Việc ứng dụng công nghệ thông tin để thiết lập và vận hành hệ thống thông tin BĐCL tại Trường Cao đẳng Công Thương miền Trung nhằm giải quyết công việc đơn giản hơn, giúp cho công tác quản lý điều hành của Trường được các thành viên cùng tham gia. Sử dụng công nghệ Sharepoint, Bitrix 24 là các công cụ cho phép quản trị nội dung tài liệu điện tử hiệu quả trong môi trường số. Kết quả ban đầu đạt được đã góp phần quan trọng trong việc đổi mới tư duy quản lý thông tin, dữ liệu, thiết lập quy trình công việc tại Trường Cao đẳng Công Thương miền Trung hướng đến chuyển đổi số trong thời gian tới./.
TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. https://www.office365vietnam.info/2020/12/14/huong-dan-su-dung-microsoft-sharepoint-cap-nhat/
[2] Website Bitrix24 phiên bản tiếng Việt: https://www.bitrix24.vn
[3] https://helpdesk.bitrix24.com